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Utilizzo del database

La peculiarità di questa applicazione è la possibilità di essere utilizzata indistintamente con il client Lotus Notes o con un qualsiasi browser Web. Tutto ciò che verrà illustrato nel seguito vale perciò per entrambe le situazioni di utilizzo.


Creazione di un nuovo documento
Per creare un nuovo documento va premuto "Nuovo documento" nel navigatore che si trova a sinistra dello schermo.
La prima sezione del nuovo documento creato contiene le informazioni generali tra cui il titolo, l'autore, la data di creazione e le categorie cui il documento è associato.
Sempre tra le informazioni generali è possibile decidere il livello di visibilità del documento scegliendo tra una lista di opzioni proposte. La lista può variare a seconda delle esigenze ma è sempre presente la possibilità di marcare il documento "Privato" cioè visibile solamente a chi l'ha creato. Alla creazione del documento il valore predefinito per la visibilità è "Pubblico" e quindi tutti coloro che hanno accesso al database possono vedere il documento.
Per esigenze specifiche può essere richiesto di introdurre un valore per il protocollo da attribuire al documento e un valore per il paragrafo (composto da numeri diversi da zero e separati da punti) per consentire la visualizzazione dei documenti con lo stesso formato dell'indice di un libro nel momento in cui viene scelta tale opzione nel navigatore a sinistra.




Sezioni specialistiche
Le sezioni che compaiono sotto alla sezione principale dipendono dall'utilizzo specifico del database. Possono comparire sezioni per la gestione delle risorse, per la gestione dei clienti, per la gestione delle infrastrutture, per la gestione delle manutenzioni, per la gestione delle non conformità, ecc....

Il ciclo di approvazione
Se previsto per il database può comparire la sezione per la gestione di cicli di approvazione.
Per avviare un ciclo di approvazione basta selezionare gli approvatori dalla lista proposta e premere il pulsante "Manda in approvazione". Viene così spedita una mail che avvisa tutti gli approvatori della richiesta di approvazione e che contiene un link al documento da approvare.
Se si desidera che ad avvenuta approvazione vengano avvisati via mail gli utenti che possono essere interessati alle informazioni contenute nel documento, è sufficiente selezionarli nella lista che compare alla voce "Lista di pubblicazione".
Quando un approvatore riceve il messaggio di richiesta di approvazione può seguire il link al documento da approvare.
Dopo aver esaminato il documento, l'approvatore può premere il pulsante "Modifica" e scegliere una tra le seguenti azioni:
  1. approvare il documento premendo il pulsante "Approva"; viene spedito un messaggio all'utente che ha richiesto l'approvazione e agli eventuali utenti selezionati in lista di pubblicazione
  2. respingere il documento premendo il pulsante "Respingi"; viene spedito un messaggio solo all'utente che ha richiesto l'approvazione
  3. mandare il documento in approvazione a ulteriori approvatori (dopo aver eventualmente scritto le proprie considerazioni sul contenuto del documento) scegliendo nuovamente degli approvatori e premendo il pulsante "Manda in approvazione"


Inserimento dei contenuti del documento
Nella parte finale del documento è sempre presente una sezione per l'inserimento dei contenuti veri e propri.

Accesso con Lotus Notes
Accedendo al database attraverso Lotus Notes, è possibile inserire in tale sezione informazioni di ogni tipo (testo, immagini, file allegati, ecc....). Se si prevede di utilizzare tale applicazione anche via Web è sconsigliabile utilizzare oggetti incorporati (creati ad esempio con Word, Excel, ecc...) poichè non utilizzabili col browser; è invece preferibile inserire in questa sezione file allegati che possono essere gestiti anche da Web.

Accesso via browser
Accedendo al database attraverso il proprio browser (es. Internet Explorer, Netscape, ....), nella sezione dei contenuti si hanno a disposizione le funzionalità che permettono di formattare il testo, di creare link e di allegare file (vedi figura sotto).
Premendo i primi sei pulsanti a partire da sinistra si hanno le diverse opzioni di formattazione del testo; premendo lo stesso pulsante più volte, si ha la possibilità di ritornare alla formattazione di partenza del testo.




Il pulsante serve a creare dei link all'interno del testo: posizionandosi col cursore nel testo sul punto in cui si vuole inserire il link, basta premere tale pulsante ed esso farà aprire una finestra in cui può essere digitato l'indirizzo corrispondente al link desiderato (vedi figura sotto).



Premendo il tasto di spunta verde di tale finestra, il link viene inserito all'interno del testo.
Con lo stesso sistema può essere inserito anche il link ad un documento di un database: basta posizionarsi con il mouse su un documento, premere il tasto destro del mouse e scegliere la voce "Copia collegamento". Basta poi incollare tale informazione (Ctrl + V) all'interno della finestra dei link e premere poi il tasto di spunta per inserirlo nel contenuto del documento.
Soprattutto in quest'ultimo caso, ma anche in altri casi, può essere utile modificare il testo che rappresenta il link, una volta che questo è stato introdotto nel contenuto del documento; basterà posizionare il cursore sopra al testo blu sottolineato che rappresenta il link e digitare un testo diverso: tale link farà comunque riferimento all'indirizzo digitato o inserito in origine all'interno della finestra dei link.
Il pulsante fa aprire una finestra che permette di digitare il codice numerico corrispondente ad un carattere speciale non presente sulla tastiera; premendo il pulsante di spunta verde, il carattere corrispondente verrà introdotto nel contenuto del documento.

Per inserire un file allegato è sufficiente premere il pulsante "Sfoglia..."; questo farà apparire una finestra da cui si può scegliere il file recuperandolo dalle risorse del sistema. In questa modalità può essere inserito un file allegato alla volta; per inserire più allegati bisogna perciò salvare e chiudere e poi riaprire il documento.

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